Privacyverklaring Way to play vzw

Artikel 1: Algemeen

Way to play vzw hecht veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Way to play vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat:

• Way to play vzw uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• De verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Way to play vzw vraagt om uw uitdrukkelijke toestemming als Way to play vzw deze nodig heeft voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Way to play vzw passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Way to play vzw geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Way to play vzw op de hoogte is van uw rechten als betrokken persoon omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen attent maken en deze willen respecteren.
• Als Way to play vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Way to play vzw

Boskouter 34, 2070 Burcht
+32 (0)488 76 10 88

Artikel 2. Waarom verwerkt Way to play vzw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Way to play vzw verwerkt in functie van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)
• Versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
• Promotie, PR en communicatie waaronder
  • Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (toestemming)
  • Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van gerichte foto’s (toestemming)
  • Het beheren van de website (gerechtvaardigd belang)

Artikel 3. Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:

• Identificatiegegevens: naam, voornaam
• Contactgegevens: adres, telefoonnummer, e-mailadres,
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, kledingmaat, voetbalploeg
• Financiële gegevens: bankrekeningnummer
• Medische gegevens: invullen van de medische fiche bij kampen voor een veilige deelname aan de activiteiten
• Beeldmateriaal: (digitale) foto’s en video’s

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons doorgeeft op verschillende manieren (bvb via inschrijvingsformulieren, telefonisch contact -, mail)

Artikel 4: Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

• Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (dit doen we via Ledenbeheer)
• Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting)
• Het verzorgen van de IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers…)
• Het verzorgen van de (financiële) administratie en het sociaal secretariaat
• Het verzekeren van onze leden en vrijwilligers
• Het uitvoeren en ontvangen van betalingen (bank)
• Het maken en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen

Wij geven enkel persoonsgegevens door aan verwerkers en dienstverleners waarmee we een duidelijke afspraken hebben gemaakt (verwerkersovereenkomst, contract of deontologische code). Met deze partijen maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder geven wij de verstrekte gegevens enkel door aan derden als dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming geeft. Deze toestemming kan je te allen tijde intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Artikel 5: Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders of wettelijke vertegenwoordiger worden verwerkt: identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming).

Artikel 6: Bewaartermijn

Way to play vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Way to play vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 10 jaar. Way to play vzw hanteert deze termijn om de boekhoudkundige gegevens volgens de wettelijke termijn kunnen bijhouden voor controle.

Artikel 7: Beveiliging van de opgeslagen gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens Way to play vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• Fysieke toegang tot gegevens wordt beperkt tot het strikt minimale
• Way to play vzw beperkt zich tot de noodzakelijke gegevens voor het uitvoeren van de administratie
• Way to play vzw maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• De medewerkers en vrijwilligers van Way to play vzw zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Artikel 8: Uw rechten binnen GDPR

• U heeft het recht op inzage en een kopie van de persoonsgegevens die op uw betrekking hebben.
• U heeft recht op verbetering en aanvulling van uw persoonsgegevens wanneer de gegevens onjuist of onvolledig zijn.
• U heeft het recht op verwijdering van de persoonsgegevens die we van u hebben ontvangen en die niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt.
• U heeft het recht op een beperking van de gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.
• Tevens kan u bezwaar indienen tegen de manier waarop u persoonsgegevens verwerkt worden. Zo heeft u het recht om geen toestemming te geven voor het gebruik van uw persoonsgegevens voor directe marketing-doeleinden zoals bvb een nieuwsbrief.

Artikel 9: Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

Way to play vzw

Boskouter 34, 2070 Burcht
+32 (0)488 76 10 88

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Artikel 10: Wijziging privacyverklaring

Way to play vzw kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 20/10/23.